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誤字脱字を防ぐ!メール、企画書に今すぐ使える「文字校正」のポイント

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「文字校正」とは、文字の誤字脱字を修正し、文章を正しく読みやすく整えることを指します。
仕事をする上で、メール、企画書、Webサイトの原稿など、文章を書く機会が多くあります。
ただ読み返して確認するだけでは、誤字脱字を見逃してしまうため、効率よく「文字校正」ができるようポイントをまとめました。
文章を書く際に活用してみてください。

目次
1.「文字校正」前の準備
2.「文字校正」のチェックポイント
3.オススメの確認方法
4.まとめ

1.「文字校正」前の準備

集中して確認できる環境をまずは準備しましょう。

・「文字校正」の時間を確保する

時間がないと焦ってしまい、いつもは気づける間違いを見逃してしまいます。
落ち着いて確認する時間を確保できるようスケジュールを組みましょう。
どうしても時間がない場合は、少し間を開けてから確認しましょう。
一度文章から離れることで、脳がリセットされ、間違いが見つけやすくなります。

・元になる資料がある場合は1つの資料にまとめる

参考にした原稿、数値などがある場合は、1つの資料にまとめましょう。
確認する資料が複数に分かれていると、資料探しに手間取り集中できません。
1つの資料にまとめることで、チェックに集中できます。

・間違いを見つける心構えで取り組む

自分で書いた文章のため、「間違いがないといいな」と思いながら確認してしまいますが、「文字校正」は間違いを見るけるための作業になります。
「絶対に間違いを見つける」心構えで取り組んでください。


2.「文字校正」のチェックポイント

作業前にポイントを把握しておくと、間違いに気づきやすくなります。
「文字校正」をする前に一読しておきましょう。

・表記の統一

英語表記、ひらがな、カタカナで表記できる語句があります。
表記を統一すると同一の語句を指していることがわかり、読みやすくなります。
送り仮名も統一するようにしましょう。

<例>
WEBサイト、webサイト、Webサイト、ウェブサイト
打合せ、打ち合せ、打ち合わせ、MTG、mtg
申し込み、申込み、申込
致します、いたします

・「の」「に」「は」の連続使用

「の」「に」「は」などの助詞を連続して使用すると、文章の流れが悪く読みづらくなります。
どうしても重複して使用する場合は2つ以内にとどめましょう。

<例>
資料の上部の赤枠の記載を修正いたしました。

(修正後)
資料上部の赤枠記載箇所を修正いたしました。

・同音異義語や似た熟語

発音が同じ熟語の場合、誤変換が起きやすいため注意しましょう。
また、意味を間違えて覚えているケースがあります。
不安な場合は一度調べるようにしましょう。

<例>
カテイ:過程、仮定
カイトウ:回答、解答
カイテイ:改定、改訂
アヤマリ:誤り、謝り
センイ:遷移、繊維

・固有名詞

会社名、サービス名、苗字、名前などの固有名詞がある場合は、表記が正しいか確認しましょう。
また苗字には同音の漢字があるため、注意しましょう。

<例>
サイトウ:斎藤、斉藤、齋藤、齊藤
ワタナベ:渡辺、渡部、渡邊、渡邉

・数字の表記

数字や日時の記載がある場合は、値が正しいか確認しましょう。
数字の報告をする際に誤りがあると致命的です。数字の表記がある場合はとくに注意しましょう。


3.オススメの確認方法

時間はかかりますが、より確実な「文字校正」ができるオススメの確認方法になります。
ぜひ、試してみてください。

・音読する

声に出して文章を読むと、一語一句確認することが可能です。
誤字や違和感を覚える文章を見つけることができます。

・文章を逆から読む

人間の脳は、多少文字に間違いがあっても、正しく変換して読んでしまうことがあります。
文章を最後から1文ごとに逆から読むと、正しく変換されずに間違いを見つけることができます。

・印刷する

紙面で確認すると、画面上で確認するよりも間違いに気づきやすくなります。
間違った箇所のメモをしやすく、見逃し防止になります。


4.まとめ

仕事をしていると、急ぎの対応が多くあり、「文字校正」の時間を確保するのはむずかしいかもしれません。
誤字脱字が多く、わかりづらい文章のまま仕事を進めていくと、読んだ相手が間違った認識をして、トラブルに発展し信頼を失いかねません。
よりよい関係を築くためにも、文章を書く際は「文字校正」を心がけることをオススメします。

コラム執筆

山崎 涼子
大手証券会社さま案件を経て、大手損害保険会社さまの案件でディレクターを担当

カテゴリ: Webサイト
2022年03月18日