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フルリモートで社外とのコミュニケーションを円滑にするコツ

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元々リモートワークの導入が早かったメンバーズ。コロナ禍の影響でよりリモートワークを導入する企業が増えました。
しかし、リモートワークに不慣れな企業・これから導入検討する企業もいらっしゃるかと思います。
もちろん、メンバーズも最初からリモートワークがスムーズにいった訳ではありませんが、長年のリモートワークで培った社内外のコミュニケーションを円滑にする2つのポイントをご紹介します。

①コミュニケーションツール(場所・方法)を絞る

Google Chat、Slack、Jira、Chatwork、Microsoft Teams…様々なコミュニケーションツールがあります。企業によっては社外とのコミュニケーションを許可しているコミュニケーションツールもあるそうです。ただツールの導入期、「コミュニケーションツールがいくつもある」という状況が往々にして見られます。

■コミュニケーションツールが複数あると何が起きるのか(実例)

・ツールAで連絡したが実はその人はツールBをメインで使っていてAはあまり見ていなかった⇒コミュニケーションロスの発生

・チャットでエビデンスをとったが、再度探そうとしたらどの場所にあるのかわからなくなってしまった。⇒探す工数の発生

……いかがでしょうか。ツールそれぞれに利点はありますが複数使いはコミュニケーションロスや本来不要な工数が発生してしまう可能性があります。
社内で1つ、社外で1つなどコミュニケーションツールは極力絞った方が上記のようなリスクが回避できます。

②使用ツール・アプリは絞る。操作の理解が必要な場合は事前に試してもらう

①に付随しますがmiroやMindMeisterなどオンラインワークショップで便利なツールも近年で多々出現してきました。いずれもオフラインの付箋を使ったワークショップのようにリアルタイムでフラッシュアイデアを可視化するのに便利なツールです。その他にもオンラインミーティングを円滑にするツールが見られます。

しかし便利が故に機能が多すぎるというのが一つのリスクです。

■できること例
付箋を貼ってマッピング、付箋の色変更、フォント変更、付箋に署名をつける…etc

オフラインでは何も問題なくできる作業ですが、オンラインで使用すると以下のようなリスクが発生します。

機能が沢山あるツールを初見で使うと何が起きるのか(実例)
・自分だけ使い方がわからないことがある
・似たUIのツールで出来たことができない!
⇒ミーティングを停滞させる、話に置いていかれる

・他の似たツールでできたことが使用するツールでできないことが直前にわかった
⇒ミーティングを停滞させる、別日にミーティングを再設定することに

このような事態を避けるためにも新しいツールを使う際はミーティングの主催者・参加者ともに事前に操作の確認を5分程度することで当日のミーティングで焦ることなく、有意義な時間にすることができます。

いかがでしたか?

リモートワーク熟練者も初心者も、上記の2つのポイントを抑えスムーズかつ確実なコミュニケーションをとり効率的なリモートワークを過ごしましょう!

コラム執筆者

中島碧(なかじま あおい)
2018年4月入社。サービスユニット AXSD2ユニットプロデューサー。SNS運用Dir。大手家電メーカー、衛星放送事業のSNS運用を経験。現在は外資系企業のキャンペーンLP企画制作Dir。
趣味は旅行と音楽フェスに行くこと。