Googleフォームの社内アンケートで入力項目を減らして回答率を高めよう

今回の目的と手段

一般にアンケートフォームは項目数が多かったり、時間がかかる項目があると回答率が減少する傾向があります。

また、社内アンケートで繰り返し同じ情報を入力してもらうのは生産性の観点からもよくありません。

Googleフォームを使った社内アンケートを取るときはメールアドレスを自動取得する機能があるので、有効活用して回答にかかる時間を減らしましょう。

画像内のA列とB列はフォーム送信時に自動取得、C～I列は関数で一括取得する

準備

以下のものを用意してください。

• 社員情報が集約されているGoogleスプレッドシート
  今回はメールアドレスの左右に入力を省略させたい情報があるものとします。

※以下の画像はダミーの情報です。

手順

1. Googleフォームの設定＞全般＞「メールアドレスを収集する」にチェックを入れる
   
2. 社内アンケートで回答を集める
   
3. フォームの回答タブの右上にあるスプレッドシートアイコンを選択し新規スプレッドシートを制作
   
4. スプレッドシートのどこかに空白の列を6列用意する（今回はC～H列）
5. C1セルに下記関数をコピペして、[社員情報のスプレッドシートURL]に実際のURLを代入する=IMPORTRANGE(“[社員情報のスプレッドシートURL]”,”アドレス帳!A1:G1″)
6. セルC1に「#REF!」と表示されるので、セルをホバーして「アクセスを許可」を選択する
   
7. セルC2に下記関数をコピペして[社員情報のスプレッドシートURL]に実際のURLを代入する

=ARRAYFORMULA(IFERROR(VLOOKUP(B2:B,{IMPORTRANGE(“[社員情報のスプレッドシートURL]”,”アドレス帳!C1:C”),IMPORTRANGE(“[社員情報のスプレッドシートURL]”,”アドレス帳!A1:G”)},COLUMN(C:I)-COLUMN(C:C)+2, FALSE),””)

関数の編集が完了すると直ちに回答すべての行に対し情報が入力されます。

これで毎回アンケートに名前や部署名を入れてもらわなくてもよくなりました。

補足

手順7は関数はVLOOKUP関数がキーとなるメールアドレスより左のセルを参照できないため、この関数内で配列を組み直しているだけです。
社員名簿でメールアドレスより左に取得したい情報がないときは{}内の結合を省略することができます。

手順5より先に手順7の関数をセルに貼ると6の許可モーダルが出ません。
必ず単一のIMPORTRANGE関数でアクセスを許可してから複雑な関数を入力するようにしてください。

コラム執筆

加藤 功介 (かとう こうすけ)

EMCカンパニー 第4ビジネスユニット アカウントサービス第11ユニット所属。

Webサイトの成果向上に限らず、あらゆる業務効率化に精通。