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【実話】月250件の案件をメールで管理していた話~Backlogを導入し改善~

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社会人の皆さん、日々の業務お疲れ様です。

3月ということで年度末の会社も多いのではないでしょうか。
今年度はどんなことがありましたか。
どんなことがあったとしても100日後以降を過ごせている私達は幸せですね。(ワニ)

 

画像:かわいいフリー素材集 いらすとや

 

変えたいことってありますか?

唐突ですが日々の業務において「こうした方がいいのに」と思うことありませんか?
なんとなく面倒くさそう、という理由で「今のまま」を選ぶことが多いです。わかります。
持論ですが、慣れ親しんだ事や物を突如変えることに、誰しもが抵抗を持ちがちです。

その抵抗を感じる理由は割とシンプルだと思います。

  1. 変化過程・変化後を、明確にイメージし切れていない。
  2. メリット・デメリットを、関係者含め全視点で整理しきれてない。
  3. それら(1,2)を必要な関係者に共有し共感されていない。
  4. 覚悟がない。

これらがきちんと出来ていれば変えたいことは割と完遂できます!
何故なら関係者みんながハッピーになるから。やらない理由が無くなるからです。

 

 

【実話】半年前までメールで月250件の案件を管理してた

「え?」

って思った同業者の方、正常です。

私が今の部署に異動した当初、我がチームでは課題管理ツールを利用せずメールで必死に案件管理をしていました。

外部からすれば、早くツール導入しろ!とか思うかと思いますが、
状況を「変えたい」と思う人がそもそもいなかったり・・・日々の業務に忙殺されて手が回らなかったり・・・
そんな結果、レガシーな運用がついこの間まで行われていました。
※部署特有の限定的な環境など複数要因はあります。

そこで運用改善を図るため、「Backlog」という課題管理ツールを導入しました。

 

 

そもそもメールではNGな理由

メールが課題管理に向いていない理由としては下記が挙げられます。

  1. CCにいろんな人をとりあえず入れがち。
    →閉鎖的になることを回避するため、関係者を多数入れがちになります。
    →メールの開封・流し見だけでも数秒掛かり、その都度、集中力が遮断されます。
    →一日休んだだけで、メールボックスに未読メール200件・・・なんてことも。
  2. 新規メンバーへの引継ぎ難易度が高い。
    →新規メンバーは過去のメールを参照できません。
    →過去のやり取りを参照するときは、既存のメンバーに転送してもらうしかありません。
    →資料を探すだけで、2人分の稼働が掛かってしまいます。
    →管理も煩雑になり業務の標準化が遠のきます。
  3. 検索機能が限定的。
    →メーラーにより検索機能に偏りがある。
    →テキスト依存した絞り込みでは結果が不十分なことがある。

・・・他にも伝えたいことがたくさんあるですが、このように生産性が低く、業務の標準化に向いていないことがわかります。
昨今はChatなどを業務で使っている人が多いと思いますが、コミュニケーションの内容によって使い分けが重要になります。

 

 

Backlogの基本ツールによって更に管理が楽に。

そんなこんなで導入過程は省きますがbacklog導入に成功しました!

単純にメールでは出来なかったことが出来るようになっただけではなく
インテグレーション機能(外部サービスとの連携機能)を利用してメールを送信することで、課題を自動的に登録できるようにしました。
※課題管理都合上、1番初めの案件入稿のみメールで運用

「メールによる課題登録 」利用方法

ご存知の方もいるかと思いますが改めてその方法をまとめます。
※権限がある方のみ設定可

①「プロジェクト設定」⇒「インテグレーション」⇒「メールによる課題登録」の「設定」の順に遷移

 

②「課題登録用メールアドレスの追加」をクリック

③必要項目を入力!

メールアドレスは自動で付与されるため、案件状況に応じて必要な項目を設定すれば完了です。
あとはメールアドレスを関係者に共有し、メールを送信することで課題を自動的に登録できます。

因みに課題登録される際は下記になります。

  • メール件名=課題タイトル ※指定のタイトルに変更可能
  • メール内容=課題詳細
  • 添付ファイル=課題に添付

必須属性がある場合は予め指定が必要になります。

※※補足※※

下記のように返信メールや指定テキストが入っている場合は課題が立つのを除外することも可能です。

うっかり課題立案用のアドレスに返信しても重複して課題が立つのを防いだり、テンプレ以外で課題が立たないように制御できるのです!

…簡単ですね〜!

我がチームでは100名以上の方がプロジェクトに参加している為統率が図りやすくなりました。

もちろんこの他にも案件管理の方法として、カスタマイズ属性やAPI機能の組み合わせ等、案件に合わせてカスタマイズして利用しています!
こちらは機会があれば別の機会に。

 

 

まとめ

この記事では改善する為の簡単な心得と案件管理の一例をご紹介しました。
環境によって向き不向きがあるかとは思いますが、あなたの改善業務にお役に立てれば幸いです。
業務に疲弊する毎日から、ハッピーに業務を遂行できる毎日に変えていこう!

では!

 

 

コラム執筆

片桐 優紀(かたぎり ゆうき)

2017年4月入社。第2ビジネスユニット アカウントサービス第9ユニット所属
Web構築ディレクション、運用ディレクションなど幅広く担当。