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Webサイト構築が始まるときに作るプロジェクト計画書のプロジェクト体制図とコミュニケーションルールの書き方(Webディレクター/Web担当者向け)

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Webサイト構築におけるプロジェクト計画書とは、プロジェクトを進めていく上で最初にWebサイト制作担当者からクライアントご担当者様へ提示する資料であり、プロジェクトを計画し、推進していく上でお互いに合意を取るために必要な資料です。

ここではタイトルにある通り「プロジェクト体制図」と「コミュニケーションルール」の書き方について書きます。

ここで重要なのはクライアントとの作るべきものと道筋の共有であり「プロジェクトが終わるまでにするべきこと」です。プロジェクトの「体制」や「コミュニケーション」を説明するときにお互いがどのような人がいる、どのようなコミュニケーションを取るということを共有していることで、同じ方向に向かってプロジェクトを推進していくことが可能となります。

ここでは「プロジェクト体制図」と「コミュニケーションルール」の例をご紹介します。
また、例で上げた内容でも足りない場合もあるプロジェクトもあれば、余分すぎる場合もあるのであくまで例ということで考えてください。

プロジェクト体制図の例

プロジェクトに関わる人が誰か、ということを明記しておくことは非常に重要です。クライアント、制作側でどのような人物がいて、ということがイメージできない状態ですとそのワークフローまで影響が出てきます。

また、途中で体制が替わってしまう場合はリスクも伴います。替わった担当者が異様にやる気がないとか、逆に異様にやる気がありすぎてタスクを増やそうとしてくるなど。これまでの担当者は実は辞める前提で携わっていたから煩雑な引き継ぎ方をしてしまう場合とかのリスクもありますし、当たり前のことではありますが不慮の事態が発生し、志半ばで案件の推進ができなくなったが故に担当者が変わる、ということがあります。

特に重要なのはお客様で誰が決済権限を持っているのかを明確にしておくことが重要です。決済権限を持たない担当者とプロジェクトを進めていて、いざ担当者の上司に話したらプロジェクトがひっくり返る、ということがよくあります。なので、必ず決裁権限を持つ人物を特定し、明記しておきましょう。

また、双方の連絡窓口を明記しておくことも重要です。プロジェクトに関わる人物も多くいる場合は誰がどこを担当するか、なども明記しておきます。

コミュニケーションルールの例

コミュニケーション、それは未来を創り出す上で最も重要なファクターであり難しい。これが一歩間違えると言った言わないとなります。特に電話でお話したがるクライアントもいますが、それだと記録が残らないため必ずメールでのやり取りをしよう!もしくは代替のツールを使おう!となります。

下記、一例です。

メールによるコミュニケーションについて
メーリングリストを作成いたしますので、ご連絡の際には、下記アドレスまでお願いいたします。

メーリングリスト:soreppoi_project@?????.co.jp
弊社登録メンバー:○○ ○○、○○ ○○、○○○ ○、○○○ ○○

・本プロジェクトに関するメールタイトルの先頭に、【○○プロジェクト】と付けさせていただきます。

ファイルのやりとりについて
ファイルのやり取りは○○○○を使用を想定しております。
また○○○○で管理をすることでチーム内でのコミュニケーションを円滑にし、進捗確認・ファイルの確認を行います。
※クラウドベースのプロジェクト管理ツールとなりますので、貴社セキュリティ規定のご確認をお願いたします。

https://???.???????.jp/

以上がコミュニケーションルールの例です。

メールでのコミュニケーションを行う場合はこのようにメーリングリストを用意する、どのような登録メンバーがいるか、件名には必ず決まった言葉を入れるなどのルールが必要です。

また、ファイルのやりとりについても明記しておきましょう。
可能であればファイルの共有が可能なクラウドベースのプロジェクト管理ツールなどでやり取りができるのが楽ちんです。その場合はクライアント側のセキュリティ規定などの確認も必要なので、必ず同意を取るようにしましょう。

まとめ

プロジェクト計画書は制作担当者とクライアントご担当者がプロジェクトにおける「計画」+「価値観」を共通言語化するものでもあります。

体制図では誰が決済権を持っているか、推進していくかを明示。コミュニケーションルールではどのようにしてコミュニケーションを取るかを簡単に記述しています。
もちろん、様々なツールやアプリを使って改善していくのもありです。

プロジェクト計画書で重要なことは、クライアントと制作者(つまり、プロジェクト計画書を作る人ではなく見る人)のために重要なこととパッと見て振り返ったりすることができるようにしておくことです。

体制図とコミュニケーションルールを明示しておくことで、個別のやり取りが必要だったり、いつのまにか連絡がきたり、電話が頻繁に来てタスクが進められなかったりもあるので、事前にすり合わせはしておきましょう。

コラム執筆

鈴木 正行(すずき まさゆき)

第2ビジネスユニット-アカウントサービス第2ユニット所属。宮城県仙台市出身、2011年東日本大震災にて被災、継続的な復興支援として仙台に拠点を立ち上げるというメンバーズに共感し2012年5月に入社。プロジェクト計画から要件定義、設計やフロントエンドエンジニアリング、ディレクションなど業務とする。趣味はラーメン屋巡り、料理、Webの未来について考えること。

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