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【企業webサイト運営】ムダな運用負荷を「見える化」で解決!
Webサイト運用お悩み相談室

株式会社メンバーズ WMC(ウェブマネジメントセンター)推進室
池上斉弘

はじめまして!WMC推進室の池上斉弘です。
Webサイト担当者の皆様!自社サイト運用で下記のような悩みはありませんか?

  • 「ベンダーから何度も何度も質問を受ける」
  • 「至急案件ばかりが来てドタバタする」
  • 「突然大量の案件が来て対応に追われる」
  • 「文言やリンクのミスが多発し、修正指示が大変」
  • 「ベンダーのモチベーションが低く、提案がまったくない」

Webサイトの重要性が年々高まる中、SNSへの連携、多デバイス・多言語への対応、複数部署とのやりとりなど、Webサイト運用業務は複雑さとボリュームを増しています。

「日々の運用でもっとビジネス成果を上げたい!」

という声は色々なWeb担当者様から伺います。しかし「日々の通常更新のみで手いっぱい。成果を上げるところまで行かない・・・」というのはありがちな状況です。当コラムでは、そんな「成果を上げるWeb運用ってどうやればいいの?」という悩みを持つ担当者様のために、メンバーズで行っているWebサイトの運用ノウハウを、複数回に分けてご紹介します。

今回のWeb担当者様のお悩み

「ベンダーに制作を依頼する際、『今忙しいからできない』『もっと前からスケジュールを引いてほしい』と言われることがよくあります。依頼部署からは『webの更新ぐらいすぐできるだろう』と思われているので、調整が大変です。」

そんなお悩みを「見える化」で解決!!

今回、そんなお悩みの解決手法の一つ「見える化」をご紹介します!

「見える化」という言葉、ご存じの方も多いかもしれません。Wikipediaによると「作業についての情報を組織内で共有させることにより、現場の問題などの早期発見・効率化・改善に役立てることを目的とする」とあります。製造業では生産管理手法の一環としてよく用いられますが、実はWebサイトの運用にも有効です。

ベンダー側で稼働状況・制作物の担当者が見える化されていないと、スケジュールやリソースの調整に手間がかかることがあります。『だれが、いま忙しい/手が空いている』『今日は制作量が多い/余裕がある』という状況が誰から見てもはっきりとわかることが必要です。

現場の状態が見える化されると、スタッフから「今日、余裕があるので手伝います。」「この仕事が忙しいのですが、誰か手伝ってください。」という声が自主的にあがりやすくなり、調整の手間を減らすことができます。

メンバーズで行っている3つの「見える化」

メンバーズで行われている3つの「見える化」をご紹介します。

1.稼働状況の「見える化」

(左)ホワイトボードによる「見える化」です。ボードの左側には、本日やる仕事を時系列順に記載しています。右側には作業量の目安や今後解決すべき課題を記載しています。

(右)ある案件の朝会の風景です。Web会議システムやFaceTimeを通じて、ニアショア地点(仙台クリエイティブ室)とのやりとりを行っています。ホワイトボードを見せ合うだけで本日の業務内容が共有できるので、無駄がありません。

2.勤怠状況・残業時間の「見える化」

欠席・遅刻・早退等の情報を「見える化」するのも有効です。毎朝この勤怠状況は、お客様のところに常駐しているメンバーに共有しています。「本社の○○さんいますか」という連絡を何度もされることがありません。

また退社時間の目安をあらかじめ設けることで、業務にメリ・ハリがつきます。

3.制作物量・ミス数の「見える化」

制作ファイル数をボードで一覧化すると、チームが忙しいかどうかが一瞥で判断できます。繁閑の波に対して柔軟に対応を行うことが可能です。
右の画像の例では制作ファイル数のほかに、発見されたミスの数も見える化しています。ヒヤリハット※が起きた回数を共有することで「ミスを防止しよう」という心理が自然にメンバー内で働きます。

※ヒヤリハット・・・結果として事故には至らないものの、直結してもおかしくない一歩手前の事例のこと

Web運用における効果的な「見える化」を行うためには

「見える化」を行う際のポイントは、誰もが情報を簡単に見ることができて、分かりやすい状態にすることです。顔をあげれば情報がそこにある、誰でも状況が判断できるという環境をつくることが必要です。情報をExcelにまとめて、メールで一斉送信しているだけでは「見える化」されているとはいえません。壁に張り出す、回覧するなどして、必ず皆の目に留まるような工夫をしましょう。

今回ご紹介した施策は、メンバーズで行っている施策のほんの一部です。制作物・ボリューム・更新スピード・求められる品質によって「見える化」すべき情報は違います。
「うちの会社の場合はどういったデータを『見える化』すればいいの?」と疑問に思ったWeb担当者様は、是非メンバーズへお気軽にお問い合わせください。

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サービスに関するお問い合わせ

カテゴリ: Webサイト運用運営, コーポレートサイト
2013年10月17日

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