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Webサイト運用:なぜWebサイト運用は上手くいかないの?Webの標準制作手法から考える、入稿トラブル防止策

なぜWebサイト運用は上手くいかないの?Webの標準制作手法から考える、入稿トラブル防止策

企業のWeb担当者のみなさま、Webサイト運用でこんなお悩みはありませんか?

「Web制作会社から何度も質問を受ける・・・その対応で通常業務が止まってしまう」
「細かく指示をしたのに、Web制作会社からは意図したモノと違うコンテンツが上がってくる・・・」
「テスト確認で、何回も修正対応が発生する。修正が一度で終わらない・・・」

迅速でクオリティの高いWebサイト運用を要求する社内。
一方で、Web制作会社からは無茶な注文と断られ、板挟み・調整に時間を取られてしまう・・・
しかし、通常業務を進めながら大きな改善を図ることは難しいことも多く、改善が進まないまま運用が行われていることも珍しくありません。

Webサイト運用を効率よく回すためには、入稿トラブルを防止し、1度で「やって欲しいこと」をWeb制作会社に伝える必要があります。
また、Webサイト運用の「見えないタスク」を洗い出すことが必要です。

本資料では、Webの標準制作手法から入稿トラブル防止策を考え、担当者とWeb制作会社が「効率的に(手間をかけずに)意識の擦り合わせを行う方法」をご紹介しています。

資料サマリー

Webサイト運用の「見えないタスク」が影響

原因(1)「やって欲しいこと」が制作会社に伝わっていない
原因(2)Webサイト運用の「見えないタスク」が影響

(1)やりたいことの擦り合わせができていない

伝えるべき内容

A.内容が固定であるか、ルールベースで制作できる
B.毎回内容は入れ替わるが、項目は決まっている
C.毎回擦り合わせが必要である

A.仕様書/ルールドキュメントを作成する

  • 指示しなくても「当然守るべき」ことが決められるなら、事前にとり決めて文書化する。
  • イレギュラーな事態が発生したときだけ「例外指示」を出すようにする。
  • 特に指示がない場合、ルール違反の原稿等は制作側で修正することを原則とする。

B.コンテンツモデルと入稿フォーマットを作成する

  • コンテンツがどんなデータで構成されるかを示す「コンテンツモデル」を作成する。
  • モデルのデータをインプットするための入稿フォーマットを用意する。

C.擦り合わせ・ヒアリングの資料をストックする

  • 擦り合わせポイントはだいたい同じ。検討に使った資料は次回にも使い回せる。
  • キャンペーンであれば「ターゲット」「訴求ポイント」「トーン&マナー」など。
  • 資料をうまく使って、可能な限り1回で擦り合わせてしまうのが効率的。

D.「いつもの」標準フローを定義する

いつまでに依頼し、いつまでに原稿を揃えればよいか
確認・承認方法などを定義(2~3パターン)

ポイント:見えないタスクも定義

  • 見えないタスク部分も、誰がどのぐらいの期間で、どうやってやるのか定義。

ポイント:さらに、「いつもの」更新依頼帳票も用意する

  • 標準フローで余計な確認のやり取りを発生させないよう、依頼フォーマットを用意する。

E.標準フローから外れた場合(締切破り)のルールを決める

例えば、案件の優先順位を決めて、可能な範囲で対応

公開直前の駆け込みを減らす検品ルール

  • 検品ルールを作って合格したものへの修正回数を制限する

F.公開スケジュールを可視化する/してもらう

  • 波及や連携が起こる可能性のある範囲は、全ベンダー分の公開を一括管理する。

公開スケジュールを一元管理

(2)Webサイト運用のタスク全体が社内に認識されていない

可視化:社内の方にコストを意識してもらうことが大事

たとえば、コンテンツ運用に対する要望の整理
他に、実測データの活用など

まとめ

事前の整理が大切
「いつもの」やり方(標準)を共通認識に

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Webサイト運用

カテゴリ: Webサイト運用運営
2013年07月01日

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