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【Web担当者必見】大量のメールをサクサク整理!Gmail簡単時短術

毎日大量にくるメール。1日に何通来ているかご存知でしょうか?

ビジネスメール実態調査2017」によると、1日の平均受信数は、「39.28通」という結果が出ています。

 

来たメールを全て確認すること考えると、結構多いですよね…

さらにこの中には、時間の都合ですぐに読めなかったり、内部確認が必要で返信ができないなど、

目印をつけて後で対応するべきものもあるでしょう。

 

このようなメールが増えてくると、非常に厄介です。

対象のメールを取り出せるようにしておかなければなりませんし、最悪の場合、確認や返信が漏れてしまい、大きな問題に発展する可能性も…

 

本コラムでは、受信メールの中身や上記のような「後回しメール」を簡単に確認することが出来る「メール時短術」をご紹介します。

 

ご紹介する「メール時短術」を利用できるメールツールは「Gmail」です。

「Gmail」とは、Googleのメール機能です。

■Gmail
https://www.google.com/intl/ja/gmail/about/

 

Gmail簡単時短術

「メール時短術」の説明に入る前に、Gmailでいつも行っているメールの確認や「後回しメール」を探す作業は、どんな手順を踏んでいるか見てみましょう。

 

「メールの確認」:クリック ▶ 確認 ▶ 戻る

Gmailのデフォルト設定では、メールの内容を見た後に、「戻る」ボタンを押さなければ受信メールの一覧をみることができません。

 

「後回しメール」を探す:トレイに移動 ▶ 探す

何回もクリックしなければなりません。

 

このように、何度も画面を行き来しなければなりません。

何度も繰り返すのは、なにかと面倒ですよね。

 

「メール時短術」では、この面倒さを大きく軽減できます。

早速ですが、次の画像をご覧ください。

「メール時短術」適用後のGmail画面

「メール時短術」適用後のGmail画面

 

この画面をさらにうまく利用すると、メールの重要度やメールに関するタスクもより簡単に整理できます。

重要なメールや返信が必要なメールだけを表示させるようにし、そうでないものは見えない場所に振り分けましょう。

振り分けの方法は次の通りです。

 

・重要or後で見るメール│スター
・返信するメール│下書き
・見たメール│アーカイブ(「すべてのメール」に移動)

 

こうすることで、重要なメールが常に見え、それ以外は見えなくなるので、対応が必要なメールだけに意識を向けることができます。

また、「下書き」に書きかけのメールが残っていないことを定期的に確認することで、返信するのを忘れた…なんてこともなくなりますね。

 

以上が、今回ご紹介する「メール時短術」の全容になります。

これから設定手順の説明をしていきますが、

「やってみたいけど設定に時間がかかりそうだなあ、、」

そう思った方、いらっしゃるのでは?

 

ご安心ください。

設定は5分もあれば済みますので、是非手軽に試してみてください!

 

設定手順

①トップ画面の右上にある歯車をクリックし、「設定」を選択します。

右上にある「歯車」を選択し「設定をクリック」

 

②「Labs」から「プレビューパネル」「マルチ受信トレイ」を有効にし、変更を保存します。

メール効率化術には、マルチ受信トレイとプレビューパネルが要になります。

 

③「マルチ受信トレイ」→「マルチ受信トレイの設定」の「検索キーワード」に以下を入力します。

 is:starred
 is:drafts
 is:unread

ちなみに、検索キーワードは表示しているもの以外にも設定することができます。

その後、「追加パネルの位置」を「受信トレイの右側」に設定し「変更を保存」を選択します。

 

④仕上げにトップに戻って赤枠のボタンを押し「垂直分割」を選択して完了です。

水平分割でも問題はないですが、少々情報が確認しにくくなります。

 

他にもGmailは様々な機能を持っているので、

より使いやすいようにご自身でカスタマイズしてみるのも面白いかもしれません。

 

今回ご紹介した時短術以外にも、私が実際に使っている便利な機能が掲載されている記事を紹介しますので、よろしければご参照ください

◆【厳選】デキるIT戦士は使っている!Gmailのショートカットキー一覧まとめ
https://liginc.co.jp/life/business/133532

◆ラベルとフィルタでGmailをスピード仕分け
https://allabout.co.jp/gm/gc/426566/

 

また、今回の時短術は「インボックスゼロ」という概念を意識したものです。

興味のある方は以下の記事もご参照ください。

◆メール効率化講座(6)インボックスゼロのすすめ

http://www.ashi-tano.jp/?p=4685

 

以上で本コラムは終了になります。

最後までお読みいただき、ありがとうございました!

 

■コラム執筆者

第2ビジネスユニット プランニング&インテグレーション室 福井一志

カテゴリ: Webサイト運用運営
2017年09月11日

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