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【企業webサイト運営】たった2つの方法で、スケジュール管理をとっても簡単に!(案件管理表)~Webサイト運用お悩み相談室(6)~

株式会社メンバーズ PDCA推進室
池上斉弘

こんにちは!PDCA推進室の池上斉弘です。

今回は、運用現場全体のスケジュール管理をとっても簡単にする2つの方法をご紹介します。

目の前の作業で手がいっぱい!

Web運用はリニューアル等の新規構築と違い、

  • 制作~公開までのリードタイムが短く
  • 様々な種類(難易度・ボリュームなど)の制作を同時に取り扱う

という特徴があります。

ゆえに上手に段取りを踏んで制作を進めていかないと、とりあえず目に付いた仕事をこなすことにいっぱいになってしまいがちなのです。

結果としてスケジュール調整の不備から、遅延・ミス・品質の低下といったトラブルが起こりやすくなります。

悩み

なぜ上手に段取りを踏めなくなるのでしょうか?要因の一つとして、個別の制作物の管理手法に問題があるのかもしれません。

案件リストはなにも教えてくれない!

一般的にはスケジュール管理ツールとして、エクセルなどで作られた案件管理表を使用することが多いかと思われます。(下記参照)

スケジュール管理(before)

現場やチームによって当然違いは有りますが、主に

  • 制作物名
  • 制作物の開始日と期限
  • 各案件の担当者

が記載していることが多いでしょう。その他にも、想定工数や公開URLが書いている場合もあります。

実はこの管理表には、各作業者の「今日のお仕事の段取りがはっきりしない」という大きな問題点があります。

  • 現在自分が抱えている制作なのかどうかがわかりません。
    「あれ?これいま確認中だっけ?制作中だっけ?」
  • タスクの重みがわかりません。
    「この制作って大変なの?簡単なの?」
  • 最終的な公開日はわかりますが、自分が行うべき期限がわかりません。
    「来月公開だからまだ余裕あるじゃん→やばい!他部署チェックあるから今日テストアップだ!」

その日に自分が行うべき業務の優先順位が、この管理表だけでは分からないのです。

結果として今日の自分のスケジュールを考えるために、改めて案件管理表から自分の仕事を洗い出して期限を考えて・・・という調整をしなければいけません。また、業務の優先順位をチーム内で共有することが無いため、認識の齟齬が起きやすくなるのです。

こういった状況を防ぐためには、

  • 制作工程を分解し、各工程の「なにを」「だれが」「いつまでに」が明確にわかるようにすること
  • 各人のスケジュールを共有する場をもうけること

以上の2点が必要になります。

すぐできる!2つの解決策

【1】案件管理表の行を工程別に分解し、それぞれの期限を書きこむ。また、タスクの重み(難易度・ボリューム)をランク付けする。

スケジュール管理(after)

上の表のように記載すれば、フィルタリング機能で自分の担当をリスト化すると、自分が現在抱えているタスクの期限と難易度が把握できます。そのため、その日1日のタスクの段取りが容易に組み立てられるのです。

【2】朝会で本日のタスクを報告

タスク報告

毎日朝会をひらき、全員で本日分のタスクを共有します。発表の場を設けることで、

  • 制作工程を分解し、各工程の「なにを」「だれが」「いつまでに」が明確にわかるようにすること
  • 全員が個々人のスケジュールを把握できる

というメリットがあります。これによってDirと制作者間でスケジュール認識のズレをなくし、遅延や制作漏れを予防することができます。また、Dir間だけでなく作業者間でも今日のお仕事の共有が出来るため、忙しい時のサポートやタスクの受け渡しが円滑に行えます。

「誰が」「何を」「いつまでに」やればいいのかを明確に

制作物の開始日と期限日を明確にしただけでは「その日、同時に動いている(制作している)」ことしかわかりません。「何を」「いつまでに」やればいいのかを見える化し、個別スケジュールを全体で共有することが、Web運用における生産管理の第一歩なのです。

◆参考:【企業webサイト運営】ムダな運用負荷を「見える化」で解決!

次回コラムは7月中旬を予定しております。お楽しみに!


■Webサイト運用コラム一覧

その1 「ムダな運用負荷を「見える化」で解決!」

その2 「Webサイトのミスはこうやって減らそう!」

その3 「案件管理を「かんばん」で簡単に!」

その4 「皆でやろう!全体ミーティングから繋がる改善」

その5 改善するための、たった1つの思考法

■コラム執筆者
株式会社メンバーズ
PDCA推進室
池上 斉弘

池上

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Webサイト運用サービス

カテゴリ: Webサイト運用運営
2014年06月17日

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