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【企業webサイト運営】皆でやろう!全体ミーティングから繋がる改善
Webサイト運用お悩み相談室(4)

株式会社メンバーズ WMC(ウェブマネジメントセンター)推進室
池上斉弘

池上斉弘

こんにちは!WMC推進室の池上斉弘です。
「改善したい」「業務を楽にしたい」このような言葉は多くのお客さまから頂くものですが、「いざ改善しようと思っても、どこにムダがあるのかわからない・・・」というのは良くある状況です。

そんな時は、『隣の人が何をしているのかわからない』ことによるムダが無いかどうかを一度チェックしてみましょう。大規模サイトにもなると、Web運用チームだけで数十名の体制を築くため、別の作業者がどんな仕事をしているのかがどんどん見えづらくなります。実は、ここがムダの温床なのです。

例えば、あなたの現場ではこんなケースが見られませんか。

ケース1 無意味な作業がずっと行われている。

・・・前任者から受けついだ業務を疑問を持たず行っているため、必要が無い作業が継続して行われているケース。本人だけでなく、周囲も必要と思ってやっているが、いざなぜ必要なのかを考えてみると誰も答えられないというような作業がある。

ケース2 情報の伝え方が親切でない。

・・・次の作業者に対して適切でないコミュニケーションが行われているケース。特に、ディレクター⇒制作者間で発生することが多い。結果として質問・確認等の手戻りや、誤認による制作ミスが発生しやすくなる。本人に悪気があるわけではなく、どんな伝え方だと相手はやりやすいのかが分かっていない場合が多い。

ケース3 ルールやノウハウが全体に共有できていない。

・・・ルールの解釈や、作業のやりかたがチーム内でバラついているケース。特に、重要なルールについて共有できていない場合は致命的なミスを引き起こす可能性がある。また作業者によってスキルに差があるため「業務スピードの遅い/速い」または「ミスをしやすい/しにくい人」等の差が大きくなる傾向がある。

一つ一つの問題は些細なものかもしれませんが、その小さな「無駄」が積み重なることで確実に運用コストは上昇します。これらの問題に共通しているのは、自分が抱えている業務にのみ集中しており、他のメンバーがどんなことをやっているかを把握できていないということです。
この業務のブラック・ボックス化を解消するには様々なアプローチがありますが、「全体ミーティング」なるものを開催することは一つ有効な手段です。

改善へ踏み出すために、運用チーム全体の話し合いは有効です。

ここでは、メンバーズで行われている改善ミーティングのやり方をご紹介しましょう。

やり方(1) ミス一覧を全員で潰して行く。

メンバーズでは、運用の中で発生したミス(自工程も含む)を全てリストアップし、記帳しています。そのリストを見ながら、全員でミスが起こった原因・解決策を議論しあうというのがやり方(1)です。
この手法の目的はチーム内の作業内容・手順を標準化することです。同じ業務であっても人が違えばやり方は違うというのは当たり前の話ですが、その中には「もっともミスが起こりにくく、早い作業手順」が含まれています。ミスを契機にして作業者間の手順を晒し合い、案件内で一番良いやりかた(ベストプラクティス)に統一する、ということが重要です。(ベストプラクティスの共有については、第二回コラムも参照のこと)

ミスリスト

【こんな案件にオススメ!】

  • 人によって作業スピードやミス発生率のバラつきがある。
  • 細かい個所を含めて、「ミスをしない」という品質面を重視した運用案件。

【デメリット】

  • 一つ一つのミスについて議論するため、リストアップやMTGの手間がかかる。
    (ただし、修正指示書をそのまま利用すればある程度手間の削減はできる。)

やり方(2) 特定の課題に対して全員で議論をする。

皆さまにとって、こちらの方がイメージしやすいミーティングのスタイルではないでしょうか。ファシリテーターがあらかじめ一つの議題を設定して、その解決策を全員で議論するというミーティング形式です。
案件立ち上げの当初には、特に問題点や課題がわんさか出てくるものです。全ての問題を追い切れない時には、解決する課題を数本に絞り、ボトルネックの解消を優先的に行いましょう。
このポイントは、課題を絞って議論し、課題をしっかりと潰した後に次の課題に進むことです。

全員でMTG

【こんな案件にオススメ!】

  • 忙しすぎる/人数が多い関係上、一同に会する時間がなかなかとれない。
  • 改善したいポイントがいくつかに絞られている。ボトルネックがはっきりしている。

【デメリット】

  • 意見や有効な解決策が出ず、「お見合い」状態になることがある。
  • ミーティングの質がファシリテーターに依存しやすい。

(1)と(2)いずれの手法にせよ、改善MTGの開催によって現場全体としての最適解を導き出せるというメリットを享受できます。コンサルタント/ディレクター/デザイナー/コーダーといったように、現場では自分の担当業務にのみ目が向く状況になりがちです。特にWeb運用は日々連絡して行われ、情報共有が無くても何とか回せてしまうという特徴があります。そのため沢山のチャンスが存在しているのに、周囲との連携がとれておらず改善に踏み出せない、といった状況が多くの現場に蔓延しているのです。そんな状況を打破する糸口として、チーム全体のミーティングを開催してみてはいかがでしょうか。

今回のコラムは以上となります。次回は5月の中旬に公開予定です!お楽しみに!

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カテゴリ: Webサイト運用運営
2014年04月18日

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