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【企業webサイト運営】案件管理を「かんばん」で簡単に!
Webサイト運用お悩み相談室(3)

株式会社メンバーズ WMC(ウェブマネジメントセンター)推進室
池上斉弘

株式会社メンバーズ WMC(ウェブマネジメントセンター)推進室 池上

皆さまこんにちは!多くの方々からのご支援をいただき、このコラムも第3回目を迎えることが出来ました。1回目は運用現場の「見える化」について、2回目はミスの削減について執筆しましたが、今回は効果的な案件・タスクの管理方法についてご紹介いたします。

今回のWeb担当者様のお悩み

運用の全体像が見えず、マネジメントしにくいという悩みがあります。例えば制作の遅れを確認できず、公開直前になって現場から「すみません。公開は間に合いません・・・」という連絡が来ることがあります。その都度調整や謝罪に行かなければいけないので大変です。チーム内でエクセルの案件管理表は使用していますが、ステータスの記入漏れや間違いが多く信頼できません。何か、簡単に進捗状況を「見える化」するテクニックはありませんか?

そんなお悩みを「かんばん」で解決!!

そのお悩みに「かんばん」という解決策があります。「かんばん方式」とはもともとトヨタ自動車で開発された生産管理手法ですが、その有効なノウハウに多くの人が驚き、今ではシステム開発や事業設計など様々な分野で取り入れられています。

ここでは「かんばん」の詳しい説明は省いて、簡単なWeb運用業務での活用法をご説明します。「かんばん」導入のためにすることは次の3つです。

  1. フローを整備し、業務の流れ(承認を取る人やタイミングなど)を標準化する。
  2. 案件に「フローのどこにあるのか」がわかるステータスをくっつける。
  3. 2で作成した「案件とステータスがセットになったもの」を「見える化」※1 する。

※1「見える化」については第一回のコラムhttp://blog.members.co.jp/article/9634参照のこと

ちょっと分かりづらいと思いますので、例を用いてご説明しましょう。

例えば、ある案件A~Fには【依頼待ち】→【原稿作成】→【制作中】→【テストアップ】→【公開】という5つのステップがあるとします。

ここで、現場の皆が見える場所に5つにエリアを分けたホワイトボードを準備します。案件Aは【依頼待ち】案件Bは【原稿作成】といったように、該当するステータスに案件を一つずつ張り付けていきます。予定時間や担当者を書くのも効果的です。

5つのエリアに分けたホワイトボード

やらなくてはいけないのはこれだけ!です。
あとは作業が完了するたびに、案件を次のステータスに移動すればOKです。

ホワイトボード(案件移動後)

この「かんばん」方式を導入することで、2つのメリットがあります。

  • 自分が担当している案件やタスクを他の人に聞く必要が無くなり、確認や指示がなくても困らない。手を付けていい案件と、まだ手を付けられない案件の峻別がすぐできる。
  • 顔をあげれば運用の全体状況や稼働状況が簡単に把握できるので、マネジメントしやすい。

明日からできる!「かんばん」の活用事例

正直に言うと、今回ご紹介したノウハウは厳密な定義上「かんばん」とは言い切れませんが、運用現場に大きなメリットをもたらす手法であることに間違いはないでしょう。※2 実際に、この「かんばん」の考えを取り入れたツールやCMSも存在します。ただ、セキュリティやコストの関係で導入できない方もいるのではないでしょうか。そのため、先にあげたホワイトボードの例の他に、明日から簡単にできる「かんばん」事例を2つご紹介します。

※2「かんばん」について詳しく知りたい方は、大野耐一「トヨタ生産方式 -脱規模の経営をめざして-」を一度ご覧になってください。

  1. メールの件名に案件名とステータスを書いていく。

    【確認依頼】【テストアップ依頼】【本番公開】といったステータスを記入していく手法です。
    フィルタリングを掛ければ案件が担当者やステータス別に一覧化できます。【本番公開】のメールと公開ファイルリストと照らし合わせ、納品漏れをチェックすることも可能です。

  2. ステータスごとに案件管理ファイルを分ける。
    ステータス別にhtmlや画像などの制作データを格納する手法です。一括ファイル移動ツールと組み合わせれば、本番用サーバやバックアップサーバへの移行が簡単に行えます。

ファイルリストキャプチャ

今回のコラムは以上となります。いかがでしたでしょうか?「かんばん」は工夫次第で様々な使い方が出来る手法です。実際にやってみて、ご自身に一番合った形を作りあげていくのが良いかと思われます。
次回のコラムは1月中旬に公開予定です。お楽しみに!

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カテゴリ: Webサイト運用運営
2013年12月25日

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